Línea de Alerta de Cumplimiento y Ética de Taisho

¿Quién puede utilizar la Línea de Alerta de Cumplimiento y Ética?

Esta línea está disponible para:

• Todos los empleados actuales y antiguos de UPSA y del Grupo Taisho, así como el personal externo (intermediarios, consultores, proveedores de servicios) y el personal temporal.
• Todos los empleados actuales y antiguos de terceros que colaboran con UPSA y el Grupo Taisho (proveedores, clientes, etc.).

Para garantizar que cada persona disponga de las garantías necesarias para un tratamiento justo de su alerta, la Línea de Alerta de Cumplimiento y Ética del Grupo es gestionada y mantenida por una empresa externa e independiente, DQ Helpline.
Este sistema garantiza la protección del denunciante, la salvaguarda de sus datos personales y, si lo desea, su anonimato.

¿Qué situaciones se pueden denunciar?

A través de la Línea de Alerta de Cumplimiento y Ética, cualquier persona puede informar de situaciones inapropiadas o de incumplimiento de procedimientos, leyes o normativas aplicables en las siguientes áreas:

• Cuestiones contables o de auditoría;
• Corrupción o soborno;
• Infracción de la normativa antimonopolio;
• Conflicto de intereses;
• Discriminación; acoso (de género, sexual o moral);
• Malversación; fraude;
• Infracción de leyes relacionadas con la protección ambiental, sanitaria o de seguridad;
• Falsificación o alteración de contratos, informes o registros;
• Manipulación o uso indebido de datos;
• Uso de información privilegiada (insider trading);
• Actos de sabotaje o destrucción;
• Robo;
• Agresión, intimidación;
• Conductas que violen la protección de los denunciantes o de quienes los hayan asistido;
• Infracción de las normas y procedimientos internos que conlleven alguna de las conductas mencionadas anteriormente.

¿Cómo acceder a la Línea de Alerta de Cumplimiento y Ética de Taisho?

La plataforma es accesible en línea: https://i365.dqhelpline.com/taishopharma/upsa07509.
El servicio está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, en varios idiomas, incluidos francés, inglés, italiano y español.

Para acceder, basta con utilizar las siguientes credenciales comunes:

• Usuario: alertUPSA
• Contraseña: UPSA39466

Por favor, anote y conserve cuidadosamente el código que se le proporcionará al enviar su denuncia (este código no podrá volver a emitirse ni modificarse, ya que es confidencial y único). Este código le permitirá verificar si se han publicado respuestas, actualizaciones o solicitudes de más detalles o información adicional.

Política de no represalias

Los denunciantes no podrán ser sancionados, despedidos ni objeto de medidas discriminatorias, directas o indirectas, por haber informado de buena fe y de manera desinteresada una infracción o situación a través de esta Línea de Alerta de Cumplimiento y Ética, incluso si posteriormente los hechos resultan inexactos o no dan lugar a ninguna acción.

Las mismas garantías se aplican a los facilitadores o a las personas vinculadas al denunciante que le hayan ayudado a informar y divulgar información relacionada con la denuncia (asociaciones, sindicatos, etc.).

No obstante, el uso indebido de este sistema podrá exponer a su autor a sanciones disciplinarias, así como a acciones judiciales.
Por el contrario, no existe ninguna obligación de presentar una denuncia a través de esta línea, y no se puede ni se podrá imponer ninguna sanción a un colaborador que decida no utilizarla.

¿Qué ocurre después de presentar una denuncia?

El denunciante recibe un código único al enviar su informe, que le permite acceder a la información comunicada y comprobar si se han añadido respuestas, actualizaciones o solicitudes de más detalles.

Las investigaciones se realizan de manera confidencial e imparcial. Según la naturaleza de la denuncia, las investigaciones son llevadas a cabo por el Departamento de Asuntos Internos de Taisho, el Departamento Jurídico y de Cumplimiento de UPSA o la Dirección de Recursos Humanos de UPSA.

El número de personas autorizadas para recopilar y gestionar estas denuncias es limitado, y están sujetas a estrictas obligaciones de confidencialidad. Solo acceden a la información necesaria para el desempeño de sus funciones y dentro de los límites de sus respectivas responsabilidades.

El sistema DQ Helpline y, en su caso, el Departamento Jurídico y de Cumplimiento de UPSA o la Dirección de Recursos Humanos de UPSA comunican al denunciante los resultados de la investigación y las medidas adoptadas a raíz de la denuncia.

Confidencialidad, anonimato y seguridad de los datos

La colaboración con DQ Helpline garantiza la confidencialidad de los datos recopilados y una gestión objetiva y adecuada de las denuncias.

Al utilizar la Línea de Alerta de Cumplimiento y Ética, si lo desea, el sistema DQ Helpline puede garantizar su anonimato.

Para UPSA SAS, esta línea es conforme con las leyes Sapin II y Waserman.
Los datos recopilados a través del sistema de denuncias del Grupo se tratan de conformidad con los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (RGPD).

Se han tomado todas las medidas necesarias para preservar la seguridad y la confidencialidad de los datos durante su recopilación, transmisión y almacenamiento. De acuerdo con la normativa aplicable, cualquier persona puede solicitar el acceso y la rectificación de sus datos personales.
Estos derechos pueden ejercerse por correo electrónico en la dirección: EUDPO@upsa-ph.com.