Ligne d’alerte Compliance et Ethique Taisho

Qui est concerné par la ligne d’alerte Compliance et Ethique ?

Cette ligne est accessible à :

• Tous les employés actuels et passés d’UPSA et du Groupe Taisho, ainsi qu’au personnel externe (intermédiaires, consultants, prestataires de services) et au personnel temporaire
• Tous les employés actuels et passés de tout tiers d’UPSA et du Groupe Taisho(fournisseurs, clients…).

Afin d’assurer à chaque personne les garanties nécessaires au traitement équitable de son alerte, la ligne d’alerte Compliance et Éthique du Groupe est gérée et maintenue par une société externe et indépendante, DQ Helpline.

Ce dispositif garantit la protection du lanceur d’alerte, le respect de ses données personnelles et, s’il le souhaite, son anonymat.

Quels événements peuvent être signalés ?

Au travers de la ligne d’alerte Compliance et Ethique, chaque personne peut signaler une situation inappropriée ou non conforme aux procédures, aux lois ou réglementations applicables, dans les domaines suivants :

• Questions relatives à la comptabilité ou aux audits ;
• Situations de corruption ou pot-de-vin ;
• violation de la législation anti-trust ;
• Conflit d’intérêts ;
• Discrimination ; harcèlement (sexiste / sexuel / moral) ;
• Détournement de fonds ; fraude ;
• Violation des lois sur la protection de l’environnement, de la santé ou de la sécurité de l’environnement ;
• Falsification ou altération de contrats, rapports ou registres ;
• Falsification ou détournement de données ;
• Délit d’initié ;
• Actes de sabotage ou de destruction ;
• Vol ;
• Agression, intimidation ;
• Comportement qui viole la protection des lanceurs d’alerte ou des personnes les ayant aidés ;
• Violation des règles et procédures internes qui conduisent à l’une des conduites énumérées ci-dessus.

Comment accéder à la ligne d’alerte Compliance et Ethique Taisho ?

La plateforme est accessible en ligne : https://i365.dqhelpline.com/taishopharma/upsa07509.

Le service est disponible 24h/24 et 7j/7 en plusieurs langues dont le français, l’anglais, l’italien et l’espagnol.

Pour vous connecter il vous suffit d’utiliser l’identifiant et le mot de passe commun ci-dessous :

• Identifiant : alertUPSA
• Mot de passe : UPSA39466

Veuillez noter et conserver précieusement le code qui vous sera transmis au moment de la validation de votre signalement (ce code ne pourra pas vous être communiqué de nouveau et ne pourra pas être changé car il est confidentiel et unique). Il vous permettra de suivre si des réponses, des mises à jour ou des demandes de fournir des détails ou des informations supplémentaires ont été publiées.

Politique de non-représailles

Le lanceur d’alerte ne pourra être sanctionné, licencié ou faire l’objet d’une mesure discriminatoire, directe ou indirecte pour avoir signalé un manquement ou une situation, en toute bonne foi et de manière désintéressée, via cette ligne d’alerte Compliance et Ethique et ce, même si les faits s’avèrent par la suite inexacts ou ne donnent lieu à aucune suite.

Les mêmes garanties s’appliquent aux facilitateurs ou aux personnes en lien avec le lanceur d’alerte, l’ayant aidé à signaler et divulguer des informations relatives à l’alerte (associations, syndicats, etc.).

Toutefois, une utilisation abusive de ce dispositif pourra exposer son auteur à des sanctions disciplinaires ainsi qu’à des poursuites judiciaires.

A contrario, aucune obligation de faire un signalement par le biais de la ligne d’alerte, et aucune sanction ne peut être ou ne pourra être prise à l’encontre d’un collaborateur qui déciderait de ne pas faire usage de la ligne d’alerte.

Qu’advient-il d’un signalement ?

Le lanceur d’alerte reçoit un code unique lors de l’envoi de son signalement qui lui permet de retrouver les éléments qu’il a communiqués, mais également de vérifier si des réponses, des mises-à-jour ou des demandes de fournir des détails ou des informations complémentaires ont été apportées à son signalement.

Des investigations sont menées de manière confidentielle et impartiale. Selon la nature du signalement, ces investigations sont conduites par le Département des affaires internes de Taisho, la Direction Juridique et Compliance d’UPSA ou la Direction des Ressources Humaines d’UPSA.

Les personnes chargées du recueil et du traitement de ces alertes sont en nombre limité, et sont astreintes à une obligation renforcée de confidentialité. Elles n’accèdent à tout ou partie des informations que dans la mesure où celles-ci sont nécessaires à l’accomplissement de leurs missions et dans la limite de leurs attributions respectives.

Le système DQ Helpline et, le cas échéant, la Direction Juridique et Compliance d’UPSA ou la Direction des Ressources Humaines d’UPSA communique les résultats de l’investigation au lanceur d’alerte et les suites qui seront données à cette alerte.

Confidentialité, anonymat et sécurité des données recueillies

La collaboration avec la société DQ Helpline permet de garantir la confidentialité des données recueillies ainsi qu’un traitement pertinent et objectif des alertes.

Lors de l’utilisation de la ligne d’alerte Compliance et Ethique, si vous le souhaitez, le système DQ Helpline peut vous garantir l’anonymat.

Pour UPSA SAS, cette ligne est conforme aux lois Sapin 2 et Waserman.

Les données collectées via le système d’alerte du Groupe sont traitées conformément aux exigences du Règlement Européen sur la Protection des Données (RGPD).

Toutes les précautions nécessaires ont été prises pour préserver la sécurité et la confidentialité des données lors de leur collecte, de leur communication ou de leur conservation. Conformément à la réglementation applicable, toute personne peut demander l’accès et la rectification de ses données personnelles. Il est possible d’exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse :  EUDPO@upsa-ph.com.