Linea di segnalazione per la Conformità e l’Etica di Taisho

Chi può utilizzare la Linea di Segnalazione Compliance ed Etica?

Questa linea è disponibile per:

• Tutti i dipendenti attuali ed ex dipendenti di UPSA e del Gruppo Taisho, nonché il personale esterno (intermediari, consulenti, fornitori di servizi) e il personale temporaneo.
• Tutti i dipendenti attuali ed ex dipendenti di terze parti che collaborano con UPSA e il Gruppo Taisho (fornitori, clienti, ecc.).

Per garantire che ogni persona benefici delle necessarie garanzie per una gestione equa della segnalazione, la Linea di Segnalazione Compliance ed Etica del Gruppo è gestita e mantenuta da una società esterna indipendente, DQ Helpline.
Questo sistema garantisce la protezione del segnalante, la tutela dei suoi dati personali e, se desiderato, l’anonimato.

Quali problemi possono essere segnalati?

Attraverso la Linea di Segnalazione Compliance ed Etica, chiunque può segnalare situazioni inappropriate o non conformi a procedure, leggi o regolamenti applicabili nei seguenti ambiti:

• Questioni relative alla contabilità o agli audit;
• Corruzione o tangenti;
• Violazione della normativa antitrust;
• Conflitto di interessi;
• Discriminazione; molestie (di genere, sessuali o morali);
• Appropriazione indebita; frode;
• Violazione delle leggi in materia di tutela ambientale, sanitaria o di sicurezza;
• Falsificazione o alterazione di contratti, rapporti o registri;
• Manipolazione o uso improprio di dati;
• Insider trading;
• Atti di sabotaggio o distruzione;
• Furto;
• Aggressione, intimidazione;
• Comportamenti che violano la protezione dei segnalanti o di coloro che li hanno assistiti;
• Violazione delle regole e delle procedure interne che comportano una delle condotte sopra elencate.

Come accedere alla Linea di Segnalazione Compliance ed Etica Taisho?

La piattaforma è accessibile online: https://i365.dqhelpline.com/taishopharma/upsa07509.
Il servizio è disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, in più lingue tra cui francese, inglese, italiano e spagnolo.

Per accedere, è sufficiente utilizzare le seguenti credenziali comuni:

• Nome utente: alertUPSA
• Password: UPSA39466

Si prega di annotare e conservare con cura il codice che vi verrà fornito al momento dell’invio della segnalazione (questo codice non potrà essere nuovamente emesso né modificato, in quanto è confidenziale e unico). Esso consente di verificare se sono state pubblicate risposte, aggiornamenti o richieste di ulteriori dettagli o informazioni.

Politica di non ritorsione

I segnalanti non possono essere sanzionati, licenziati o sottoposti a misure discriminatorie, dirette o indirette, per aver segnalato in buona fede e in modo disinteressato una violazione o una situazione tramite questa Linea di Segnalazione Compliance ed Etica, anche se i fatti dovessero successivamente risultare inesatti o non dare luogo ad alcuna azione.

Le stesse garanzie si applicano ai facilitatori o alle persone collegate al segnalante che hanno contribuito a segnalare e divulgare informazioni relative alla segnalazione (associazioni, sindacati, ecc.).

Tuttavia, un uso improprio di questo sistema può esporre l’autore a sanzioni disciplinari e a procedimenti giudiziari.
Al contrario, non vi è alcun obbligo di effettuare una segnalazione tramite questa linea, e nessuna sanzione può essere o sarà adottata nei confronti di un collaboratore che decida di non utilizzarla.

Cosa accade dopo l’invio di una segnalazione?

Il segnalante riceve un codice unico al momento dell’invio della segnalazione, che gli consente di accedere alle informazioni comunicate e di verificare se sono state aggiunte risposte, aggiornamenti o richieste di ulteriori dettagli.

Le indagini vengono svolte in modo confidenziale e imparziale. A seconda della natura della segnalazione, le indagini sono condotte dal Dipartimento Affari Interni di Taisho, dal Dipartimento Legale e Compliance di UPSA o dalla Direzione Risorse Umane di UPSA.

Il numero di persone autorizzate a raccogliere e gestire queste segnalazioni è limitato ed esse sono vincolate a rigorosi obblighi di riservatezza. Accedono alle informazioni solo nella misura necessaria allo svolgimento delle proprie funzioni e nei limiti delle rispettive responsabilità.

Il sistema DQ Helpline e, se del caso, il Dipartimento Legale e Compliance di UPSA o la Direzione Risorse Umane di UPSA comunicano al segnalante i risultati delle indagini e le azioni intraprese a seguito della segnalazione.

Riservatezza, anonimato e sicurezza dei dati

La collaborazione con DQ Helpline garantisce la riservatezza dei dati raccolti e una gestione obiettiva e pertinente delle segnalazioni.

Quando si utilizza la Linea di Segnalazione Compliance ed Etica, se lo si desidera, il sistema DQ Helpline può garantire l’anonimato.

Per UPSA SAS, questa linea è conforme alle leggi Sapin II e Waserman.
I dati raccolti tramite il sistema di segnalazione del Gruppo sono trattati in conformità ai requisiti del Regolamento Generale Europeo sulla Protezione dei Dati (GDPR).

Sono state adottate tutte le misure necessarie per preservare la sicurezza e la riservatezza dei dati durante la raccolta, la trasmissione e la conservazione. In conformità alla normativa applicabile, ogni persona può richiedere l’accesso e la rettifica dei propri dati personali.
Tali diritti possono essere esercitati tramite e-mail al seguente indirizzo: EUDPO@upsa-ph.com.